El metodo para la Catalogacion de Documentos Historicos es el mismo que se debe seguir para organizar cualquier documento.

Por ello comenzare con el concepto de CATALOGACION:

     Proceso de descripción de los elementos informativos, que permiten identificar un documento facilitar la identificación física y actuar de intermediario entre los usuarios y el fondo bibliográfico.

   Los Archivos Historicos son instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística.

       Los archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las actividades institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos significativos de su evolución y trasformándolos en fuente directa de legitimidad.

 

El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen en portadoras de huellas y vestigios del pasado.

 

Las etapas del archivo Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:

Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez mas cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo: sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

Archivo histórico: a partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
Documentos en Audio y Video Archivo Oral: Organizado a partir del Proyecto “Recuperación del pasado a través del testimonio oral”. Contiene una serie de testimonios de antiguos pobladores

Archivo Fotográfico: de actividades desarrolladas por distintas gestiones municipales. Asimismo se dispone de imágenes referentes a momentos históricos de la ciudad.
Archivo Audiovisual: cintas de video originadas por prensa municipal que contienen actos de gobierno de gestiones municipales y actividades socioculturales de la ciudad.

Los documentos se deben ordenar con una Numeración, nominación y especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción.

De la misma manera tienen la finalidad de perseguir la creación de un lenguaje único que simplifique todo el control administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos.

VIDEO ¿QUE ES UN ARCHIVO HISTORICO?

 

 

QUE ES UN ARCHIVO